コピー機をレンタルで済ませるかは総務部の判断で

会社内でコピー機をどのくらいの頻度で使用するかは、その会社がどのような業務を中心に動いているかに大いに関わってきます。以前と異なり、今のコピー機にはさまざまな機能が付いているためにこなせる業務も多岐に及んでいます。昔のように、書類の写しが簡単にとれるというだけでありません。加工ができたりデータから印刷ができたり、実にさまざまです。

書類の写しをとるという業務さえも、最近では少なくなっていたりします。さらには、コピー機でありながらインターネットでつながっているためネットを介しての印刷やUSBのデータから印刷します。それに、スマートフォンをかざすだけで赤外線通信ができてさまざまな仕事をしてくれるのです。事務機器が事務所を占拠するようなことも、今では少なくなっています。

そこでもっと事務所を効率的に使いたいという考えから、レンタルのコピー機を置くことの提案なども出てきている現状があります。さまざまな専門の事務機器を揃えたほうがいいのかそれとも多機能のレンタルコピー機を利用したほうが得か、総務部などに判断が委ねられています。総務部では経理担当が利用頻度からお互いの経費を見積ったり時間的にも合理化されるかなどを検討して、総務部の上層部へと提案します。もし、その会社が印刷物を多用する出版関係の会社だったり全国展開していて通信費に多額の費用を費やしていていつでも合理化を考えなければならない通販会社であったりすれば、その提案は真剣に協議しなければならないたいへん重要な提案になります。

まさに、レンタルか専用機器の判断がその会社の命運を左右するものと言ってもいいくらいです。

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